Personuppgifter

SÅ HÄR BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER

Här ser du vilka personuppgifter vi hanterar, varifrån vi fått uppgifterna och vilka som
får ta del av dem.

Behandling av personuppgifter

Westers Catering & Arrangemang AB (”Westers”) behandling av personuppgifter regleras av dataskyddsförordningen*. Syftet med förordningen är att skydda fysiska personers grundläggande fri- och rättigheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Med personuppgifter avses enligt förordningen varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med exempelvis en anställd, en kund eller leverantör. Ifall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade. När Westers samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter ska detta i varje fall ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån Westers bedömer det nödvändigt. Westers ska genomgående behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är Westers mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.

Personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter avseende våra fysiska kunder och företrädare på bolag som vi har kundavtal med. Vi kan även behandla personuppgifter för deltagare i våra events eller cateringarrangemang, i den mån sådana uppgifter tillhandahållits från kunden som beställt våra tjänster. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara:

• För- och efternamn
• Telefonnummer
• E-post
• Adress
• Personnummer
• Uppgifter om allergier och matpreferenser

Vid catering till begravningsceremonier behöver Westers begära in uppgifter om familjerelationer från Skatteverket i syfte att säkerställa att beställaren är korrekt representant för dödsboet, och därigenom kunna bevilja undantag från förskottsbetalning. Vi kan även behandla personuppgifter avseende potentiella kunder, och avseende potentiella bolagskunder, företräde för dessa. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, adress, e-post och titel. De som mottar uppgifterna är huvudsakligen för avtalet relevanta personer från köksavdelningen, cateringpersonalen, uppdragsansvariga, sälj- och orderavdelningen, ekonomiavdelningen, chefer och eventuella budfirmor. För de fall när det finns ett befintligt kundavtal, behandlar Westers enbart personuppgifter som är relevanta för kundförhållandet och som krävs för fullgörandet av avtalet. Personuppgifter så som kundens eller kundföreträdares namn, e-post och telefonnummer behandlas för att kunna föra dialog med kunden och i stort kunna administrera kundavtalet. Personuppgifter om familjerelationer som inhämtas från Skatteverket behandlas, som nämnts ovan, enbart i syfte att möjliggöra undantag från förskottsbetalning vid catering till begravningsceremonier. Personuppgifter så som uppgift om allergi och matpreferenser behandlas enbart för att kunna säkerställa att rätt deltagare får rätt leverans i enlighet med dess önskemål och/eller behov. Personuppgifter så som personnummer behandlas enbart om så behövs för att administrera fakturering, kreditvärdering eller dylikt. Kunder och kundföreträdares personuppgifter kan även behandlas för ändamålet att skicka intressanta erbjudanden och reklam till kunden eller kundbolaget. Kunden eller kundföreträdaren har dock rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring (Läs mer om detta nedan).

Hur länge lagras uppgifterna?

Westers lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Westers genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att kundrelationen upphört. Westers kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att kundrelationen upphört, bland annat för att administrera eventuella garantier och reklamationsfrister, hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Westers eller för att marknadsföra tjänster och skicka erbjudanden som Westers tror kan vara av intresse för våra f.d. kunder. Undantagsvis sparas därför personuppgifter viss tid efter kundförhållandets upphörande eller tills att personen invänt mot
direktmarknadsföring. Personuppgifter avseende potentiella kunder eller kundföreträdare för potentiella kundbolag tas bort när dialogen med kunden upphört, under förutsättning att ingen kundrelation inletts, eller direkt om kunden eller kundföreträdaren invänder mot direktmarknadsföring. Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om sådan skyldighet föreligger kan personuppgifterna sparas i upp till 10 år.

Du har rätt att se vilka uppgifter vi har om dig

Du har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna. Du har även rätt att kostnadsfritt och inom en månad efter det att vi har fått in en sådan begäran från dig, erhålla en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior utöver den du begär har Westers catering rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna. Om du gör begäran i elektronisk form kommer informationen att tillhandahållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt. Om du begär det kan informationen istället tillhandahållas i ett skriftligt (fysiskt) format. Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade. Det finns vidare en möjlighet att komplettera ofullständiga uppgifter. Du har rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas, om du exempelvis bestrider personuppgifternas korrekthet (behandlingen ska begränsas under en tid som ger Westers möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta). Önskar du att behandlingen av dina personuppgifter ska begränsas behöver du kontakta Westers , se kontaktuppgifter nedan.

Har du frågor?

Om du har några frågor angående behandling av personuppgifter hos Westers är du välkommen att kontakta oss.

Du har även rätt att inge klagomål till Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm, telefon 08-657 61
00, e-post: datainspektionen@datainspektionen.se

*Europarlamentets och Rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG. (PDF)